El mobiliario y el equipo para la oficina a menudo se enumeran de forma individual en un presupuesto. Sin embargo, es importante saber diferenciarlos, investigar el diseño de muebles de oficina, la durabilidad del equipo de oficina y los descuentos en suministros para que pueda utilizar mejor todo su presupuesto asignado antes de que finalice el año.
Por esta razón, en el siguiente artículo hablaremos de las diferencias entre muebles y equipos de oficina, de tal manera que pueda administrar mejor su presupuesto.
Acerca del mobiliario
El término mobiliario de oficina comprende los muebles que forman parte del diseño de la oficina e incluye todos los muebles grandes, como escritorios, mesas, sillas y estanterías de libros.
Para tener mayor claridad, el mobiliario de oficina engloba todo el equipamiento grande y pequeño que contribuye al decoro de la empresa. Los escritorios, las mesas y las sillas son tres de los tipos de muebles de oficina más populares, pero no son las únicas piezas incluidas en el presupuesto del propietario de una empresa en este campo.
Así pues, las mesas auxiliares y las estanterías también pueden considerarse muebles de oficina. Algunos empresarios incluso incluyen actualizaciones como ventiladores de techo y candelabros como compras de muebles.
Estos artículos grandes generalmente cuestan mucho más por artículo y pueden durar un promedio de tres a años dependiendo de la calidad. El presupuesto para mobiliario de oficina puede ser inconsistente, porque la mayoría de los gastos de mobiliario de oficina se presupuestan en los costos de puesta en marcha de la empresa.
Aquellos dueños de negocios que planean comprar muebles nuevos en tres años o menos pueden sentirse cómodos con una marca más barata que hace una declaración de moda. Los empresarios que esperan aprovechar al máximo sus muebles de oficina probablemente lo harían mejor con piezas atemporales que pueden sobrevivir a muchos cambios de oficina.
Así pues, los muebles bien diseñados y funcionales pueden aumentar la productividad y el entusiasmo de un trabajador, lo que significa que una inversión en muebles de oficina es a menudo una inversión en la imagen de la empresa.
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Hablemos de equipos de oficina
Lo que conocemos como equipo de oficina, son los elementos funcionales o mecánicos que se utilizan para facilitar la producción en la oficina, como por ejemplo una impresora, escáner o una fotocopiadora.
De esta manera, los artículos menos costosos, como las engrapadoras, generalmente se clasifican como suministros de oficina.
Algunas empresas consideran las suscripciones para el mantenimiento de equipos grandes como fotocopiadoras y máquinas de fax como parte de su presupuesto general de equipo de oficina porque dicho mantenimiento profesional incluye papel y recargas de tinta.
La motivación detrás del equipo de oficina general es garantizar que las actividades diarias se desarrollen sin problemas. La moda y el estilo no tienen nada que ver con este sector del presupuesto.
Hay que tener en cuenta que las oficinas actualmente requieren una gran cantidad de equipo y suministros. Anteriormente, el equipo de oficina básico incluía una computadora para cada empleado y una impresora; además de un escáner, los cuales se utilizan comúnmente en cada espacio de oficina.
Hoy día, el equipo de oficina más avanzado puede incluir un escáner de huellas dactilares u oculares, cámaras digitales, celulares, cámaras de alta tecnología, micrófonos, pantallas, proyectores y equipos de videoconferencia.
De acuerdo a esto, es posible que sea necesario reemplazar el equipo de oficina con más frecuencia que el mobiliario, especialmente a medida que se introducen y se utilizan nuevas tecnologías en la era digital.
Por tanto, cuanto más importante sea la función del equipo de oficina para sus funciones, más a menudo será necesario reemplazarlos.
Aconsejamos que los costos de mantenimiento y reparación de equipo de oficina deben ser un rubro separado de la asignación de equipo de oficina.
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Acerca de los materiales o suministros para oficina
Los suministros de oficina generales incluyen todos los elementos necesarios para el funcionamiento de la oficina.
Por ejemplo, los suministros de oficina pequeños, como grapadoras y dispensadores de cinta, también se pueden comprar en esta clasificación. De hecho, el costo del material de oficina principal puede incluir resmas de papel, formularios y documentos impresos, notas adhesivas y cuadernos.
Todos los artículos pequeños como bolígrafos, lápices, resaltadores y útiles de escritura, también entran en esta categoría. Gracias a esto, recomendamos que los suministros de oficina se repongan continuamente debido a su movilidad y disponibilidad o en su defecto, y además se compren en cantidades mayores para ahorrar costos a largo plazo.
A menudo es difícil tener en cuenta todos los elementos pequeños, especialmente cuando la oficina utiliza un armario de suministros abierto; por ello, preste mucha atención al inventario semanal y a las hojas de facturación.
Así con esto, para ahorrar costos, anote los artículos que agotan la mayor parte de su presupuesto de suministros de oficina y compare precios. Puede reducir fácilmente sus gastos y aumentar sus ahorros investigando las mejores ofertas del mercado.
Cabe destacar que en Vizen contamos con el mobiliario que se adapta al equipo para oficina que necesite su empresa, al tiempo que mantenemos la calidad que perdura a lo largo del tiempo.
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